כך תייעל את איסוף החשבוניות בעסק עם אוטומציה חכמה למייל ודרייב

בעלי עסקים רבים בישראל מוצאים את עצמם טובעים בתוך ים של מיילים עם קבצים מצורפים, חשבוניות מפוזרות ותיקיות לא מאורגנות. ניהול נכון של חשבוניות הוא לא רק עניין של סדר – הוא מהותי לעמידה מול הרשויות, לניהול תקין של תזרים המזומנים ולחיסכון בזמן יקר. בדיוק כאן נכנסת לתמונה InvoDrive – פתרון חכם ואוטומטי שמפשט את תהליך איסוף החשבוניות מהמייל ושומר על סדר מופתי בגוגל דרייב.

האתגר: חשבוניות שמגיעות במייל ונעלמות בתיבת הדואר

חשבוניות רבות מגיעות ישירות למייל, אך מרגע שהן שם – הן עלולות ללכת לאיבוד. בין עשרות מיילים ביום, קל לפספס קובץ חשוב או לארגן אותו בתיקייה לא נכונה. מעבר לכך, איסוף ידני של כל חשבונית, הורדתה למחשב והעלאתה לדרייב גוזל זמן רב ומועד לטעויות. מה אם הייתם יכולים לאסוף את כל החשבוניות בצורה אוטומטית, מבלי לגעת בדבר?

הפתרון של InvoDrive: הכל קורה לבד

InvoDrive יודעת לזהות מיילים עם חשבוניות, להוריד את הקבצים המצורפים בצורה חכמה, ולשמור אותם בתיקיות מסודרות בגוגל דרייב לפי ספק, תאריך או כללים מותאמים אישית. איסוף חשבוניות אוטומטי מהמייל מאפשר לכם לשכוח מהעבודה הידנית ולסמוך על המערכת שתעשה את זה בדיוק כמו שצריך. כל חשבונית שתגיע – תמצא את מקומה הנכון בדרייב, מבלי שתצטרכו לפתוח אפילו את המייל.

איך זה עובד בפועל?

המערכת של InvoDrive פועלת בענן ומתחברת ישירות לחשבון הג'ימייל שלכם. לאחר הגדרה ראשונית קצרה, היא סורקת את המיילים הנכנסים, מזהה חשבוניות (PDF, תמונות, ועוד), ומארגנת אותן אוטומטית לפי מבנה תיקיות מותאם לכם. חשבוניות מהמייל לדרייב זו לא סיסמה – זו פעולה מעשית שמתרחשת מדי יום עבור מאות עסקים בישראל. התוצאה: סדר מופתי, שליפה מהירה של כל מסמך, ושליטה מלאה בארכיון המסמכים של העסק.

טיפים לניהול יעיל יותר של החשבוניות שלכם

כדי להפיק את המקסימום מהפתרון של InvoDrive, הנה כמה המלצות מעשיות:

• קבעו כללים ברורים למיון החשבוניות לפי ספקים, חודשים או קטגוריות.
• השתמשו בתוויות בג'ימייל כדי לעקוב אחרי חשבוניות שנקלטו או דורשות טיפול.
• בצעו גיבוי תקופתי של תיקיות דרייב החשובות בענן חיצוני.
• שלבו כלים לניהול הנהלת חשבונות שמתממשקים עם Google Drive – זה יחסוך לכם כפילויות עבודה.

המערכת של InvoDrive משתלבת בצורה חלקה בשגרת העבודה שלכם, ללא צורך בשינויים טכנולוגיים מורכבים או הדרכות ארוכות.

למי זה מתאים?

InvoDrive מתאימה לעצמאים, לעסקים קטנים ובינוניים, למנהלי כספים ולכל מי שמקבל חשבוניות באופן קבוע למייל. בין אם אתם במשרד רואי חשבון או מנהלים חנות אונליין, תגלו שפתרון אוטומטי כמו זה של InvoDrive חוסך לכם עשרות שעות בחודש, מונע טעויות ומקדם סדר מקצועי. אל תתנו לניירת הדיגיטלית לנהל אתכם – תנו ל-InvoDrive לעשות סדר ולהחזיר לכם שליטה מלאה.