מדריכים

לוח בקרה: ניהול מיילים מוחרגים

למה צריך להחריג מיילים?

במהלך הסריקה, InvoDrive שואבת קבצים מצורפים או קישורים מתוך מיילים שמכילים מסמכים פיננסיים. אבל לא כל מייל עם קובץ רלוונטי לסריקה – לפעמים אתה מקבל הצעות מחיר, טיוטות או דוחות פנימיים שלא אמורים להיכנס לתיקיות בדרייב שלך.

בדיוק בשביל זה נועד מנגנון המיילים המוחרגים – הוא מאפשר לך לשלוט מאילו מיילים המערכת לא תמשוך מסמכים, גם אם הם נראים "מתאימים".

איך זה עובד?

  • תוכל להזין כל כתובת מייל שתרצה להחריג (למשל: noreply@zap.co.il)

  • מרגע ההוספה, כל מייל שמתקבל מכתובת זו יידחה אוטומטית ולא ייסרק

  • המערכת תתעלם מקבצים וקישורים גם אם הם עומדים בכל שאר התנאים

איך מוסיפים כתובות?

יש שתי דרכים:

1. 📥 העלאת קובץ Excel

  • ניתן להוריד קובץ תבנית מוכן בלחיצה על "הורדת תבנית אקסל"

  • הכנס לתוכו את כל כתובות המייל שברצונך להחריג, אחת בכל שורה

  • העלה את הקובץ למערכת בלחיצה על "בחר קובץ" – המיילים ייטענו אוטומטית

2. ✍️ הוספה ידנית

  • הזן כתובת בשדה התחתון

  • לחץ על "+ הוסף מייל"

  • לחץ על "שמור" כדי שהרשימה תתעדכן בפועל

⚠️ טיפים חשובים:

  • כתובת לא תקינה (למשל בלי @) לא תיכנס לרשימה

  • ניתן להסיר כתובות בלחיצה על ה־❌

  • לאחר שמירה – ההגדרה חלה אוטומטית בכל הסריקות, כולל סריקות יומיות

שיתוף:

עוד מדריכים

לוח בקרה: רשימת נושאים להדפסה

המסך הזה מאפשר לכם להוסיף מיילים שלא כוללים קובץ מצורף או קישור להורדה, אך עדיין חשובים לכם – לדוגמה: מיילים עם אישורי רכישה, תשלומים באפליקציות כמו Apple, Bird, Lime וכו'. אם נושא המייל תואם לאחד מהרשימה הזאת – InvoDrive תיצור PDF מתוך גוף המייל עצמו, ותשמור אותו אוטומטית בדרייב, בדיוק

לוח בקרה: ניהול רשימת נושאים מוחרגים

מה זה נושאים מוחרגים ולמה זה חשוב? במערכת InvoDrive, חלק מהמיילים שאתם מקבלים אינם מכילים חשבוניות – כמו "הצעת מחיר", "אישור הזמנה", או "תזכורת לתשלום". אם אינכם רוצים שהמערכת תסרוק ותשמור מיילים כאלו לדרייב שלכם, תוכלו להחריג אותם בעזרת רשימת נושאים מוחרגים. איך זה עובד? כאשר InvoDrive סורקת את תיבת

לוח בקרה: ניהול מילות חיפוש

מערכת InvoDrive יודעת לאתר חשבוניות וקבלות במייל שלכם לפי מילות מפתח. במסך זה, אתם יכולים לשלוט באופן מלא ברשימת המילים שהמערכת תשתמש בהן כדי לזהות מיילים רלוונטיים. מה מטרת הרשימה? InvoDrive סורקת את תיבת ה־Gmail שלכם ומחפשת מיילים המכילים קבצים מצורפים או קישורים להורדה – אך ורק אם המייל מכיל

לוח בקרה: ניהול ספקים

למה נועד עמוד הספקים? InvoDrive יוצרת תיקיות אוטומטיות בדרייב לפי שם הספק שמופיע בחשבונית.אם המערכת לא מצליחה לאתר את שם הספק מתוך המסמך – היא משתמשת בברירת מחדל: שם השולח במייל.כדי לשמור על אחידות וסדר, תוכל לקבוע כאן בעצמך איזה שם תיקייה יתקבל מכל מייל מסוים. מתי זה שימושי? ספק