ניהול מסמכים ושימוש בדשבורד

לוח הבקרה של InvoDrive מעניק לך שליטה מלאה על תהליך הסריקה, ניהול מסמכים, פילטרים, ספקים, סטטיסטיקות, והעלאות ידניות – הכל במקום אחד, ברור ונוח.

שלב 1: כניסה ללוח הבקרה

• התחבר למערכת

• לחץ על Dashboard בתפריט הראשי

• תוכל לראות:

  • כתובת הג'ימייל המחוברת

  • רמת החשבון (לדוג' Pro)

  • שפת זיהוי החשבוניות

  • סך כל החשבוניות שנשמרו

  • כמה חשבוניות נשמרו היום ובחודש הנוכחי

שלב 2: ניהול פילטרים חכמים

• Search Terms – מילות חיפוש: ערוך או הוסף מילים שבעזרתן המערכת מזהה מיילים עם חשבוניות

• Excluded Emails – כתובות להחרגה: מיילים שמגיעים מכתובות שלא רוצים לשמור (כמו ניוזלטרים)

• Excluded Topics – נושאים להחרגה: מיילים עם כותרות כמו "תזכורת לתשלום" שלא יישמרו

• Print Topics – נושאים ליצירת PDF: אם אין קובץ מצורף אבל הנושא מתאים (כמו "קבלה מאפל"), המערכת תפיק PDF מהתוכן

שלב 3: סריקה מיידית ומעקב אחרי סטטוס

• תוכל לראות מתי בוצעה הסריקה האחרונה

• תוכל לדעת האם הסריקה הראשונית עדיין פועלת

• לחץ על "בצע סריקה עכשיו" כדי להפעיל סריקה חדשה בכל רגע

שלב 4: העלאת חשבוניות ידנית

• לחץ על Upload Invoice

• העלה קובץ מהמכשיר שלך

• המערכת תזהה את הספק והתאריך ותשמור את הקובץ בתיקייה המתאימה בדרייב שלך

שלב 5: סטטיסטיקת חשבוניות ודוחות

• ראה כמה חשבוניות נשמרו:

  • היום

  • בחודש הנוכחי

  • בסך הכול

• השתמש ב־History Invoices כדי לעקוב אחרי פעילות לפי תאריכים או ספקים

שלב 6: שינוי שם ספק לפי מייל

• עבור ל־Manage Suppliers

• הזן כתובת מייל של ספק

• הגדר שם ספק חדש – כל החשבוניות מהכתובת הזו יישמרו אוטומטית בתיקייה בשם שהגדרת

שלב 7: פתיחת קריאת שירות

• לחץ על כפתור Support

• מלא טופס קצר עם הבעיה שלך

• צוות התמיכה יחזור אליך בהקדם למייל