כך תנהלו חשבוניות בצורה יעילה ואוטומטית ישירות מהמייל לגוגל דרייב

כמעט כל בעל עסק מכיר את זה – עשרות חשבוניות שמגיעות למייל מדי חודש, חלקן נעלמות בין הודעות, אחרות נשמרות בטעות בתיקיות לא רלוונטיות. התוצאה: בלגן, חיפושים מיותרים, ועיכובים ברישום הנהלת החשבונות. אבל מה אם הייתה דרך חכמה, אוטומטית ומדויקת שתיקח את החשבוניות ישירות מהמייל, תסדר אותן בצורה מסודרת בדרייב ותאפשר לכם להתמקד במה שחשוב באמת – ניהול העסק?

חיסכון בזמן – איסוף חשבוניות בלי הרעש

במקום לעבור על כל מייל בנפרד, להוריד קבצים ידנית ולשמור אותם בתיקיות שונות, מערכת אוטומטית יודעת למשוך את הקבצים הרלוונטיים בלבד – כלומר את החשבוניות – ולשמור אותן במקום אחד, מבלי שתצטרכו להרים אצבע. איסוף חשבוניות אוטומטי מהמייל חוסך עשרות שעות עבודה בכל חודש, במיוחד לעסקים שמקבלים חשבוניות רבות מספקים שונים.

סדר ונגישות – חשבוניות מסודרות בדרייב

ברגע שהחשבוניות נשמרות אוטומטית בגוגל דרייב, הן מאורגנות לפי קריטריונים ברורים: לפי תאריך, ספק, סוג מסמך ועוד. כך, גם אם תחפשו חשבונית מלפני שנה, תמצאו אותה תוך שניות. לא עוד נבירה בתיבת המייל, לא עוד קבצים חסרים. כל מה שאתם צריכים נמצא במקום אחד, מאורגן ומגובה.

שיפור תהליכים עסקיים ופרודוקטיביות

ניהול חשבוניות חכם הוא לא רק עניין של סדר – הוא כלי אסטרטגי לשיפור תהליכי העבודה בעסק. כשמפסיקים להתעסק במשימות חוזרות כמו שמירת מסמכים, נוצר זמן להתמקד בפעולות שמקדמות את העסק: שירות לקוחות, מכירות, אסטרטגיה ועוד. בנוסף, היכולת לגשת לחשבוניות מכל מכשיר, בכל רגע, תורמת לגמישות ויעילות תפעולית.

דיוק והפחתת טעויות

שמירה ידנית של קבצים עלולה לגרום לטעויות – שמירה בתיקיה שגויה, שם קובץ לא נכון, או גרסה לא מעודכנת. לעומת זאת, חשבוניות מהמייל לדרייב בשיטה אוטומטית מבטיחה אחידות, דיוק, ומעקב מלא אחרי כל מסמך. המערכת מזהה את החשבוניות לפי מבנה, תוכן, וספק, ומסווגת אותן בהתאם. כך, גם בביקורת מס או בדו״ח תקופתי – אתם מכוסים.

InvoDrive – הפתרון המקיף לעסק שלך

InvoDrive היא הפלטפורמה המובילה בישראל לאוטומציה של ניהול חשבוניות. המערכת פועלת ישירות מול Gmail ו-Google Drive, בלי תוספים מסובכים ובלי צורך בהגדרות טכניות. תוך דקות, החשבוניות מתחילות להיאסף אוטומטית, להישמר בתיקיות מוגדרות, ולהיות זמינות בכל רגע. בנוסף, השירות מאובטח ברמה הגבוהה ביותר ומותאם לעסקים קטנים, עצמאיים, וגם לארגונים גדולים.