לוח בקרה: ניהול מילות חיפוש

מערכת InvoDrive יודעת לאתר חשבוניות וקבלות במייל שלכם לפי מילות מפתח. במסך זה, אתם יכולים לשלוט באופן מלא ברשימת המילים שהמערכת תשתמש בהן כדי לזהות מיילים רלוונטיים.

מה מטרת הרשימה?

InvoDrive סורקת את תיבת ה־Gmail שלכם ומחפשת מיילים המכילים קבצים מצורפים או קישורים להורדה – אך ורק אם המייל מכיל מילה מתוך רשימת מילות החיפוש. אם המייל לא כולל אחת מהמילים ברשימה – הוא לא יזוהה כמייל עם חשבונית ולא יישמר בדרייב.

דוגמה למילים נפוצות:

• חשבונית

• חשבונית מס

• קבלה

• invoice

• receipt

• Tax invoice

איך לנהל את הרשימה:

1. הוספת מילה חדשה
   בשדה התחתון, הזינו מילה חדשה (בכל שפה) ולחצו על “הוסף מילה”. אל תשכחו לשמור את השינויים.

2. מחיקת מילה קיימת
   לחצו על סימן ה־X ליד כל מילה שתרצו להסיר. לאחר מכן, לחצו על “שמור” כדי לעדכן את הרשימה.

3. שפות שונות
   ניתן להכניס מילים בעברית, אנגלית או כל שפה אחרת – לפי אופי החשבוניות שאתם מקבלים. לדוגמה, אם אתם עובדים עם ספקים בחו"ל, מומלץ להוסיף גם מילים באנגלית.

4. ברירת מחדל
   בעת ההתקנה הראשונית של InvoDrive, הרשימה כוללת כבר מילות חיפוש ברירת מחדל בהתאם לשפה שבחרתם. עם זאת, ניתן תמיד לערוך, למחוק או להוסיף כל מילה שתרצו.

טיפים חשובים:

• הוסיפו מילים מדויקות כפי שהן מופיעות בנושאי המיילים שלכם.

• הימנעו ממילים גנריות מדי כמו "תשלום", שעשויות לגרום לשמירת מיילים לא רלוונטיים.

• כדאי לבדוק את נושאי החשבוניות שאתם מקבלים בפועל ולהתאים את הרשימה לפי זה.