סריקה אוטומטית של מיילים עסקיים: כך תדעו שמידע חשוב לא הולך לאיבוד

הדואר הנכנס שלכם עמוס? אתם לא לבד. בעלי עסקים, פרילנסרים ומנהלי חשבונות מוצפים בעשרות מיילים ביום – ספקים, לקוחות, שירותים, אישורים, פרסומות. בתוך כל זה מסתתרות החשבוניות החשובות באמת.

אבל מה אם אפשר היה לדעת שכל מסמך חשוב יישמר אוטומטית, בלי שתצטרכו לעבור על כל מייל? זה בדיוק מה ש-InvoDrive עושה שמירת חשבוניות אוטומטית.

הבעיה: מיילים לא נפתחים, קבלות הולכות לאיבוד

מייל עם קבלה מצורפת – פספסתם אותו. חשבונית שנשלחה בקישור בלבד – נשארה בלי גיבוי. מייל עם נושא כללי כמו “סיכום עסקה” – לא תיארתם שיש שם קובץ חשוב.

התוצאה? מסמכים חשובים לא נשמרים, ונדרשת עבודה כפולה או דיווח חלקי לרואה החשבון.

הפתרון: סריקה יומית אוטומטית של כל מייל עסקי

InvoDrive מתחברת ל־Gmail שלכם ומבצעת סריקה אוטומטית בכל יום. היא יודעת לזהות מיילים עם קבצים מצורפים או קישורים, לסנן מיילים לא רלוונטיים לפי נושאים, ואפילו ליצור PDF ממיילים שאין בהם קובץ אך נראים חשובים.

איך היא מזהה מיילים חשובים?

• לפי מילות מפתח – כמו “חשבונית”, “קבלה”, invoice, receipt

• לפי כתובת השולח – ניתן להחריג ספקים מסוימים

• לפי נושא המייל – ניתן להחריג נושאים כלליים כמו “הצעת מחיר”

מה קורה כשהיא מוצאת חשבונית?

• יוצרת PDF (אם צריך)

• שומרת אותו ל־Google Drive האישי שלך

• ממיינת לתיקייה לפי שנה > חודש > שם ספק

בלי לגעת במספרים. בלי לנתח תוכן. בלי לצאת מהחשבון שלך.

יתרונות בפועל:

• אף חשבונית לא מתפספסת

• חיסכון של שעות כל חודש

• סדר שנשמר בלי מאמץ

• גישה מלאה לרואה החשבון

לסיכום

אוטומציה חכמה מתחילה בפרטים הקטנים – כמו לוודא שכל מייל עם חשבונית באמת נשמר. InvoDrive עושה את זה בשבילך, כדי שתוכל להתמקד בניהול העסק – ולא באקסלים ובתיוקים.